Isännöitsijä toimii siltana asukkaiden ja taloyhtiön välillä
Oletko koskaan miettinyt tarkemmin, miten taloyhtiön päivittäiset toimet suoritetaan? Itse en ainakaan ollut tähän aikaisemmin huomiota kiinnittänyt, mutta aihe alkoi omaa asuntoa ostaessa kiinnostaa. Niinpä päätin kirjoittaa aiheesta muillekin. Tämän kertaisessa artikkelissani kerron siis ketkä kaikki taloyhtiön toiminnasta vastaavat ja mikä on isännöitsijän, osakkaiden ja vaikkapa huoltofirman rooli. Toivottavasti artikkelini on mielestäsi mielenkiintoinen.
Hallitus on taloyhtiön äänitorvi
Taloyhtiö on osakeyhtiö, jonka päätökset tehdään yhtiökokouksessa. Yhtiölle valitaan myös hallitus, joka toimeenpanee yhtiökokouksen tekemiä päätöksiä. Hallituksen jäsenet ovat useimmiten taloyhtiön osakkaita, mutta se ei ole välttämätön kriteeri. Hallitus taas toimii tiiviissä yhteistyössä taloyhtiön isännöinnistä vastaavan tahon kanssa. Usein tämä tehtävä on ulkoistettu ammattilaiselle isännöintitoimistolle. Isännöintitoimisto on tämän alan asiantuntija, jossa työskentelee alalle kouluttautuneita ammattilaisia. Isännöinnistä vastaava taho taas vastaa esimerkiksi huolto- ja siivousyritysten sekä muiden sidosryhmien kanssa kommunikoimisesta ja heidän työnsä organisoimisesta.
Hallituksen tehtävänä on isännöintitoimiston valinnan lisäksi yhtiön etujen valvonta ja osakkaiden edustaminen eri yhteyksissä, kirjanpidolliset ja varainhoidolliset toimet tai niiden asianmukainen järjestäminen, sekä isännöinnin kautta kiinteistön huollon ylläpitäminen. Hallitus voi itsenäisesti päättää joistakin pienemmistä toimista, mutta suurempiin investointeihin se tarvitsee aina yhtiökokouksen päätöksen.
Isännöintitoimisto vastaa päivittäisestä sujuvuudesta
Isännöitsijä on siis hallituksen valitsema, usein osakeyhtiön ulkopuolinen henkilö tai taho, kuten esimerkiksi Isännöintikeskus Tammen Oy Lahdessa, jonka tehtävänä on varmistaa taloyhtiön jokapäiväinen toimivuus. Tämä henkilö järjestää päivittäiset työt siivousyrityksen ja huoltofirman sekä muiden palveluntarjoajien kanssa niissä rajoissa, jotka hallitus on sille antanut. Isännöinnistä vastaava henkilö raportoi hallitukselle ja yhtiökokoukselle taloyhtiön päivittäisistä tapahtumista, korjaustarpeista ja muutoksista. Hän toimii myös asiakaspalvelijan roolina asukkaiden edessä, kuuntelee heidän mielipiteitään ja vie niitä ylempien tahojen tietoisuuteen. Isännöinnistä vastaava taho kutsuu yhtiökokouksen koolle ja valmistelee siellä käsiteltäviä asioita.
Isännöintitehtävissä toimivalta henkilöltä vaaditaan monen eri osa-alueen osaamista, sekä stressin- ja projektinhallintakykyä. Hänen tulee olla perillä kiinteistöihin ja asumiseen liittyvistä laeista ja taloushallinnon perusteista. Hänen tulisi viihtyä asiakaspalveluroolissa ja lähettiläänä asukkaiden ja osakeyhtiön välillä. Tähän tehtävään voi kouluttautua, mutta myös työssäoppiminen on hyvä ja suosittu vaihtoehto.